Kuinka jakaa kansio Google Drivessa

Nyt kun Google Drive on saapunut, voit myös jakaa yhteisiä kansiota käyttäjille.

1. Ensin tee kansio, jonka haluat jakaa (tai jaa olemassa oleva)

2. Jaa kansio

3. Käyttäjä, jolle kansio on jaettu löytää sen Drivesta, kohdasta Jaettu minun kanssani.

4. Käyttäjä voi “raahata” kansio Oma Driveen, jonka jälkeen tämä kansio synkronoidaan työasemaan automaattisesti.

Google Drive (selain) näkymä.

Windows Explorer (Google Drive) näkymä.

Hallinnan loppu?

Hallinnan loppu?

IT:ssä maailma on muuttumassa nopeammin kuin koskaan viimeisen neljännesvuosisadan aikana. Saimme rauhassa IT-osastolla valita käytössä olevat laitteet ja ohjelmat, käyttäjät saivat sellaiset laiteet joita me pystyimme hallitsemaan.

Sitten Apple teki meille katalan tempun, toi markkinoille laitteen joka ei sopinutkaan enää meidän hyviin suunnitelmiin. Juuri kun olimme standardisoineet kaikki PC:t ja niissä käytettävät ohjelmat. Ja vielä kaiken lisäksi liiketoiminta haluaa käyttää työssään tuollaista laitetta, jota emme saa mahtumaan standardiin. Parhaimmat (pahimmat) menivät ja ostivat tuon laitteen ohi sovittujen hankintakanavien ja olivat vielä tyytyväisiä siihen.

Tuo laite toi mukanaan valtavan vyöryn uusia laitteita muilta valmistajilta, tuli uusia älypuhelimia uusilla käyttöjärjestelmillä, uusi tabletteja ja ties mitä on vielä edessä. Suurin huoli on miten me saamme ne kaikki haltuun ja hallintaan. Mehän menetämme kontrollin, miten käy tietoturva kun emme saa asennettua vpn:ää, virustorjunta ja laitehallintaa niihin laitteisiin.  Voimmeko mahtikäskyllä estää nämä viekkaat ”käärmeet”, ME TUEMME VAIN NÄITÄ!

Onko edes mahdollista hallinta kaikkia laitteita?

Enpä usko, että jatkossa voimme hallita ja valvoa kaikki niitä laitteita joita käyttäjät hankkivat. Osa laitteista on jopa käyttäjien itse hankkimia eli hienosti sanottuna BYOD.  Laitteita jota käyttäjät hankkivat itse tai liiketoiminta hankki käytetään juuri siitä syystä, että niitä ei ole lukittu ja toimintoja estetty jonkun muun toimesta.

Jatkossa kannattaa miettiä miten uida myötävirtaa käyttäjien kanssa. Mitä on yritykselle tai yhteisölle tärkeää? Mitä me menetämme, jos luovumme laitteiden hallinasta? Miten kuitenkin voimme varmistaa yritysohjelmien ja datan käytön turvallisesti?

Jos mietimme mitä käyttäjät oikeasti haluavat, tiivistyy se ohjelmiin ja dataan. Nyt ja tulevaisuudessa IT:ssä lähtökohtana täytyy olla miten pystymme tarjoamaan (palveluna) käyttäjille nuo kaksi asiaa kaikkiin niihin laitteisiin joita he haluavat käyttää. On luovuttava ajatuksesta, että me (IT) pystymme sanelemaan käytettävän laitteen.

Onneksi kuluttajapuolelta tutut palvelut ovat rantautumassa myös yrityskäyttöön. Nykyisin on mahdollista tarjota ohjelmia eri laitteille saman ”portaalin” kautta ja datat voidaan turvallisesti synkronoida (”siirrellä”) ei laitteiden välillä. Nyt pitää vain olla rohkeutta ja lähteä miettimään IT:tä uudella tavalla, palveluna?

VDI vs. VDI

Olemme panneet merkille erikoisen ilmiön VDI-projekteissa.

Olemme useasti huomanneet, että vaikka suurimmalle osalle asiakkaista riittäisi Terminal Server (Citrix XenApp) työpöytävirtualisointi, se ei ilmeisesti olekaan tarpeeksi "seksikäs". (voihan tuohon olla syynä myös myynti- ja markkinointitoimet)

Mitä eroja sitten näillä kahdella tekniikalla on?

Terminal Server

Terminal Server (XenApp) perustuu pari vuosikymmentä käytössä olleeseen koeteltuun tekniikkaan. Siinä samaa käyttöjärjestelmää pystyy käyttämään usea käyttäjä yhtäaikaa. Kaikki käyttäjien istunnot (työpöydät) ovat suojatusti erillään, käyttäjät ei näe toisiaan. Tämä on sitä samaa perustekniikkaa mitä kaikki "isot" koneet käyttävät.

Tässä tekniikassa jaetaan palvelimesta käyttäjille yhteisiä resursseja, kuten muisti ja CPU.

VDI

VDI:ssä virtualisointialustalle (Vmware, XenServer,Hyper-V) asennetaan työasema imageja (Win7,XP). Jokaiselle käyttäjälle on oma työasema asennus, jota hän käyttää. Koska työasemakäyttöjärjestelmä vaatii runsaasti levytilaa vaikka käytössä olisi sitä säästäviä tekniikoita, tulee se aina kalliimmaksi kuin Terminal Server pohjainen. 

Koneessa oleva muisti ja CPU jaetaan käyttäjille virtualisointikerroksen kautta.

Sovellukset

Nykyisin on erittäin harvinaista ettei sovellukset toimisi Terminal Serverissä. Ongelmat ovat enemmän lisenssi- ja tukiongelmia. Jotkut sovellustoimittaja eivät edelleenkään osaa lisensoida tai tukea sovellustaan Terminal Serverissä.

Laitteisto

Nyrkkisääntönä voimme käyttää seuraavaa mallia:

Samalla palvelimella käyttäjien määrä Terminal Serverissä (TS) on 3-kertainen verrattuna työasema VDI:n. 

Myöskin levytilan tarve on merkittävästi pienempi TS:ssä kuin työasema VDI:ssä, koska käyttöjärjestelmä on asennettuna vain kerran.

Käyttäjän kannalta

Käyttäjän kannalta ei merkitystä kumpaa hän käyttää, TS:ssä työpöytä saadaan näyttämään Windows 7:lta jos niin halutaan.

Näissä kuvissa on erottamisen vuoksi taustakuvat vaihdettu kuvaamaan alla olevaa käyttöjärjestelmää.

Yhteenveto

Molemmin tekniikoilla on omat hyvät ja huonot puolensa, mutta Terminal Server on edelleen tehokkain tapa toimittaa työpöytä käyttäjälle. Lähes kaikki projekteissa käytämme molempia tekniikoita.

Lisensoinniltaan TS on edullisempi ja yksinkertaisempi kuin työpöytä VDI.

Vuosi 2012 osa 1

Taas on ennustusten aika, tässä vielä muistutuksena viime vuoden ennustukset, 2011 osa 1 ja 2011 osa 2. Ehkä olin aikaani edellä

Sitten tämän vuoden listaan:

Laitteet

- Olisikohan nyt Androidin aika ohittaa myös tabletti puolella suuri ja mahtava Apple. Valmistajia ainakin riittää ja uusi 4 versiokin on ulkona.

- Loppuvuodesta tulee sitten odotettu Microsoft 8 tabletti, joskin markkinat alkavat olemaan Androidin ja Applen hallussa.

-  Puhelin puolella Nokia sitten teki yllätyksen ja siirtyi Windows leiriin. Itse uskon että Nokia tulee 2012 aikana tekemään Samsungit (tai HTC: t) ja tuomaan myös Android puhelimet. WP ei tuo Nokialle mitään lisäarvoa, joka ei menisi samalla myös muille WP puhelinvalmistajille.

Järjestelmät ja ohjelmat

Yrityspuolella Windows XP jatkaa ainakin tämän vuoden, Windows 8 pisti monessa paikassa miettimään kannattaako Windows 7 ehkä jättää väliin. Ja Windows XP:llähän on vielä elinaikaa vuoteen 2014 asti.

Iso yllätys tuli Microsoftin suunnalta, kun OneNote ilmestyi iPadille. Seuraakohan muu Office perhe perässä tänä vuonna? Ja miksi ei seuraisi, onhan Office MS:n kruununjalokivi joka pitää saada kaikille (myös 100 miljoonalle iPadille).

VDI ei vieläkään tehnyt suurta läpimurtoa vuonna 2011, kuten ei tee vuonna 2012:aan. Projekteja tehdään paljon, mutta varsinaiset suuret ympäristöt (>10 000) antavat edelleen odotuttaa. Olemme omissa projekteissa huomanneet, että kun mennään yli 1000 käyttäjän haasteet kasvavat merkittävästi, kuten myös kustannukset.

Seuraavassa osassa sitten pilvistä ja muista.

Sähköpostin kanssa vai ilman?

Taas on herännyt keskustelua sähköpostin tarpeellisuudesta ja hyödyllisyydestä kun Atoksen toimitusjohtaja “kielsi” sähköpostin käytön firman sisällä.

Ennen sähköpostia tiedot ja liitteet lähettiin sisäisellä postilla, ne harmaat / vihreät kuoret. Kanteen kirjoitettiin jakelulista. Kuori sitten kiersi aikansa vastaanottajilla, jokainen voi lukea viestin ja liitteet ja jotkut jopa kommentoivat sitä. Jos oli tarvetta kuori palautui lähettäjälle, joka luki  muutokset, teki korjaukset ja lähetti sen uudelleen kiertoon.

Sähköposti korvasi tämän yrityksissä tämän kuorien lähettelyn. Eli ainoastaan korvasi vanhan järjestelmän uudella ja nopeammalla. Ihmiset tekevät kuten vanhaan kuoriaikaan, lähettävät viestin ja sen mukana liitetiedoston vastaanottajille.

Suurin eri on ajassa, nykyisin sähköpostiin odotetaan nopeaa vastausta. Ehkä ennen tunnit olivat todellakin pidempiä?

Olisiko aika muuttaa työtapoja (tehostaa)?

Mitä jos sinun ei tarvitsekaan lähettää sitä dokumenttia viidelle kommentoijalla ja viettää tuntikaupalla yhdistämällä heidän kommenttejaan alkuperäiseen dokumenttiin.

Mitä jos näkisit onko vastaanottaja “langan” päässä?

Mitä jos kaikki voisivat yhtä aikaa työstää samaa dokumenttia, juuri sillä laitteella joka nyt sattuu käteen? Ei enää omituisia dokumentin ulos/sisään kirjausta.

Tätä kutsutaan yhdessä tekemiseksi, uusi tapa tehdä asioita.

Koska teillä suurimmalla osalla on Gmail tunnus, vilkaiskaa sitä mustaa yläpalkkia. Sieltä löytyy kohta Dokumentit.

Siellä on tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, esitysgrafiikka jne. Kaikki niillä tehdyt dokumentit voit jakaa muille käyttäjille (Jaa nappi). Voit antaa muutos, luku tai kommentointioikeudet dokumenttiin.

Nyt jokainen, jolle olet dokumentin jakanut voi yhtä aikaa muokata sitä ja tulokset näet heti.

Lisätietoja : Google Apps

ATK:ta IT:hen?

Saapuuko ATK (Automaattinen Tietojen Käsittely) koskaan IT-alalle?

IT töissä vielä tehdään paljon asioita manuaalisesti eli käsin näpyttelemällä ja hiirtä heiluttelemalla. Uudet käyttäjät lisätään käsin moniin järjestelmiin, AD, Taloushallinto, Mail, Web-palvelut jne. Sitten kun käyttäjän tiedot ja oikeudet pitää saada pois, ollaankin tilanteessa jossa kukaan ei tarkkaan tiedä mitä oikeuksia ja minne käyttäjällä oli. Käyttöoikeudet jäävät pahimmissa tapauksissa vuosiksi käyttöön vaikka työsuhde on päättynyt.

Tätä pidetään täysin normaalina tällä alalla, harvoin edes mietitään voisiko asioita tehdä toisella tavalla.

Niin ihmeelliseltä kuin se kuulostaakin IT-alalla toimitaan edelleen kuten 1990-luvulla, jolloin tietojärjestelmät todella tulivat käyttöön. Uusia järjestelmiä ja ohjelmia otetaan käyttöön miettimättä voitaisiinko käyttäjätunnukset , salasanat ja oikeudet tehdä yhdellä kertaa. Usein käyttäjällä on useita käyttäjätunnuksia ja salasanoja eri järjestelmiin, vilkaisepa jonkun näppäimistön alle, sieltä ne löytyvät.

Voisi lähteä miettimään vaikka ihan alkuun voidaanko käyttäjätunnusten ja oikeuksien teko yhdellä tavalla. Mukaan voi ottaa käyttäjien haluaman kertakirjautumisen, joka toimii myös tietoturvana. Käyttäjät saisivat tarvittavat ohjelmat ja oikeudet käyttöön nopeasti ja niitä voitaisiin muuttaa tai poistaa helposti.

Enkä nyt tarkoita IDM (identiteetinhallinta) projekteja, jotka kyllä ovat erinomaisia mutta kestävät kauan ja maksavat paljon. 

Alkuun kannattaa lähteä kevyesti ja laajentaa sitten ajanmyötä. Tälläisiä tuotteita on olemassa ja tulossa esim. Vmware Horizon ja Citrix CloudGateway.

Käyttäjän virtualisointi

Voiko käyttäjän virtualisoida?


Monessa IT-osastossa tietysti tätä toivotaan, että voisi loppukäyttäjät ongelmineen virtualisoida (eli ei olla todellisuudessa).

Mutta tässä kirjoituksessa käyttäjän virtualisoinnilla tarkoitetaan käyttäjän käyttöympäristön virtualisointia.

Kaikki tietävät kuinka tuskaista on siirtyä käyttämään uutta konetta tai VDI/TS ympäristöä. Kaikki kuukausien / vuosien aikana tehdyt sovellusten asetukset yleensä katoavat bittiavaruuteen. Usein myös sama käyttäjä käyttää useita ympäristöjä (PC/VDI/TS) käyttökohteesta tai paikasta riippuen. Käyttäjän profiilissa olevia asetuksia ei saada perinteisellä roaming profiililla (verkkoprofiililla) siirtymään eri käyttöjärjestelmien välillä. Asetukset eivät myöskään siirry 32 ja 64-bittisen saman käyttöjärjestelmän välillä.

Tähän tarkoitukseen (tarpeeseen) onkin muutama sovellustalo tehnyt tuotteita. Niiden tarkoituksena on tallentaa kaikki käyttäjän tekemät muutokset palvelimelle tai tietokantaan sellaisessa muodossa, että ne on mahdollista ottaa käyttöön käyttöjärjestelmästä (Windows) tai versiosta riippumatta.

Näillä ohjelmilla saadaa aikaan dynaaminen käyttöympäristö, jossa käyttäjät voivat siirtyä koneelta tai järjestelmästä toiseen ja säilyttää kaikki tekemänsä muutokset.

Tässä muutamia tuotteita tähän tarkoitukseen:

RES Workspace Manager

Appsense