Tiedostonjako Osa 1: Citrix ShareFile

Tässä ensimmäinen osa sarjasta, jossa kerron eri valmistajien yrityskäyttöön tarkoitetuista tiedostonjakopalveluista.

Näkökulmana on miltä nämä tuoteet näyttävät tavallisen käyttäjän kannalta.

Osa 1: Citrix ShareFile

Citrix hankki omitukseensa Sharefilen Lokakuussa 2011. ShareFile on ollut toiminnassa jo useita vuosia, joten tuotteet olivat usealla asiakkaalla käytössä.

ShareFilessa tiedostot tallennetaan Amazon pilveen ja hallintointi on Citrixin omassa pilvessä. Kesän 2012 aikana ShareFilesta tulee myös in-house palvelu, jossa asiakas voi asentaa tiedostopalvelun omaan konesaliin virtuaalikoneena.

ShareFile on mahdollista integroida yrityksen Active Directoryyn (AD), jolloin käyttäjätunnukset ja hallinta tapahtuu sitä kautta.

ShareFile tulee lähitulevaisuudessa integroitumaan Citrix Receiver ohjelmaan.

1. Käyttö Android puhelimella

Aloitusvalikko, jossa näkyy käyttäjän palveluun kopioimat tiedostot.

Tiedostosta saa näkyviin esikatselun sen valitsemalla. Tiedoston voi ladata laiteeseen valitsemalla Download.

Tiedoston voi lähettää vastaanottajalle helposti. Lähettäjä voi määrittää kuinka kauan tiedosto on ladattavissa ja kuinka monta kertaa sen laa ladata.

Menu valikosta voi tehdä lisää kansioita, pyytää sähköpostilla vastaanottajaa lähettämään tiedoston tai ladata laitteesta tiedostoja. Koska minulla on admin oikeudet näkyy myös User Permission valinta.

2. Käyttö iPadilla

ShareFilen hyvä ominaisuus on käyttöliittymän yhtenäväisyys laitteesta toiseen. Kuinten ohjelma toimii natiivisti laiteen käyttöjärjestelmän ominaisuuksia hyödyntäen.

3. Käyttö Apple Mac OsX

ShareFile integroituu Finderiin. Windowsissa Exploreriin, sekä se saadaan näkymään verkkolevynä.

4. Käyttö Microsoft Outlook

Sharefilen "erikoisuus" on mahdollisuus käyttää sitä Outlookin lisäosana. Varsinkin tämä ominaisuus on käyttäjän kannalta erinomainen. Riittää kun liittää lähettävään sähköpostiin tiedoston, siitä automaattisesti tehdään linkki ShareFile palveluun.

Tässä video kuinka palvelu toimii.

Lisätietoja : Citrix ShareFile

Citrix Simppelisti

Citrix Simppelisti

Tässä lyhyt, ei tekninen esitys, miten Citrixin tuotteet toimivat. Mukana vain osa Citrix-tuotteista.

Kuinka jakaa kansio Google Drivessa

Nyt kun Google Drive on saapunut, voit myös jakaa yhteisiä kansiota käyttäjille.

1. Ensin tee kansio, jonka haluat jakaa (tai jaa olemassa oleva)

2. Jaa kansio

3. Käyttäjä, jolle kansio on jaettu löytää sen Drivesta, kohdasta Jaettu minun kanssani.

4. Käyttäjä voi “raahata” kansio Oma Driveen, jonka jälkeen tämä kansio synkronoidaan työasemaan automaattisesti.

Google Drive (selain) näkymä.

Windows Explorer (Google Drive) näkymä.

Hallinnan loppu?

Hallinnan loppu?

IT:ssä maailma on muuttumassa nopeammin kuin koskaan viimeisen neljännesvuosisadan aikana. Saimme rauhassa IT-osastolla valita käytössä olevat laitteet ja ohjelmat, käyttäjät saivat sellaiset laiteet joita me pystyimme hallitsemaan.

Sitten Apple teki meille katalan tempun, toi markkinoille laitteen joka ei sopinutkaan enää meidän hyviin suunnitelmiin. Juuri kun olimme standardisoineet kaikki PC:t ja niissä käytettävät ohjelmat. Ja vielä kaiken lisäksi liiketoiminta haluaa käyttää työssään tuollaista laitetta, jota emme saa mahtumaan standardiin. Parhaimmat (pahimmat) menivät ja ostivat tuon laitteen ohi sovittujen hankintakanavien ja olivat vielä tyytyväisiä siihen.

Tuo laite toi mukanaan valtavan vyöryn uusia laitteita muilta valmistajilta, tuli uusia älypuhelimia uusilla käyttöjärjestelmillä, uusi tabletteja ja ties mitä on vielä edessä. Suurin huoli on miten me saamme ne kaikki haltuun ja hallintaan. Mehän menetämme kontrollin, miten käy tietoturva kun emme saa asennettua vpn:ää, virustorjunta ja laitehallintaa niihin laitteisiin.  Voimmeko mahtikäskyllä estää nämä viekkaat ”käärmeet”, ME TUEMME VAIN NÄITÄ!

Onko edes mahdollista hallinta kaikkia laitteita?

Enpä usko, että jatkossa voimme hallita ja valvoa kaikki niitä laitteita joita käyttäjät hankkivat. Osa laitteista on jopa käyttäjien itse hankkimia eli hienosti sanottuna BYOD.  Laitteita jota käyttäjät hankkivat itse tai liiketoiminta hankki käytetään juuri siitä syystä, että niitä ei ole lukittu ja toimintoja estetty jonkun muun toimesta.

Jatkossa kannattaa miettiä miten uida myötävirtaa käyttäjien kanssa. Mitä on yritykselle tai yhteisölle tärkeää? Mitä me menetämme, jos luovumme laitteiden hallinasta? Miten kuitenkin voimme varmistaa yritysohjelmien ja datan käytön turvallisesti?

Jos mietimme mitä käyttäjät oikeasti haluavat, tiivistyy se ohjelmiin ja dataan. Nyt ja tulevaisuudessa IT:ssä lähtökohtana täytyy olla miten pystymme tarjoamaan (palveluna) käyttäjille nuo kaksi asiaa kaikkiin niihin laitteisiin joita he haluavat käyttää. On luovuttava ajatuksesta, että me (IT) pystymme sanelemaan käytettävän laitteen.

Onneksi kuluttajapuolelta tutut palvelut ovat rantautumassa myös yrityskäyttöön. Nykyisin on mahdollista tarjota ohjelmia eri laitteille saman ”portaalin” kautta ja datat voidaan turvallisesti synkronoida (”siirrellä”) ei laitteiden välillä. Nyt pitää vain olla rohkeutta ja lähteä miettimään IT:tä uudella tavalla, palveluna?

VDI vs. VDI

Olemme panneet merkille erikoisen ilmiön VDI-projekteissa.

Olemme useasti huomanneet, että vaikka suurimmalle osalle asiakkaista riittäisi Terminal Server (Citrix XenApp) työpöytävirtualisointi, se ei ilmeisesti olekaan tarpeeksi "seksikäs". (voihan tuohon olla syynä myös myynti- ja markkinointitoimet)

Mitä eroja sitten näillä kahdella tekniikalla on?

Terminal Server

Terminal Server (XenApp) perustuu pari vuosikymmentä käytössä olleeseen koeteltuun tekniikkaan. Siinä samaa käyttöjärjestelmää pystyy käyttämään usea käyttäjä yhtäaikaa. Kaikki käyttäjien istunnot (työpöydät) ovat suojatusti erillään, käyttäjät ei näe toisiaan. Tämä on sitä samaa perustekniikkaa mitä kaikki "isot" koneet käyttävät.

Tässä tekniikassa jaetaan palvelimesta käyttäjille yhteisiä resursseja, kuten muisti ja CPU.

VDI

VDI:ssä virtualisointialustalle (Vmware, XenServer,Hyper-V) asennetaan työasema imageja (Win7,XP). Jokaiselle käyttäjälle on oma työasema asennus, jota hän käyttää. Koska työasemakäyttöjärjestelmä vaatii runsaasti levytilaa vaikka käytössä olisi sitä säästäviä tekniikoita, tulee se aina kalliimmaksi kuin Terminal Server pohjainen. 

Koneessa oleva muisti ja CPU jaetaan käyttäjille virtualisointikerroksen kautta.

Sovellukset

Nykyisin on erittäin harvinaista ettei sovellukset toimisi Terminal Serverissä. Ongelmat ovat enemmän lisenssi- ja tukiongelmia. Jotkut sovellustoimittaja eivät edelleenkään osaa lisensoida tai tukea sovellustaan Terminal Serverissä.

Laitteisto

Nyrkkisääntönä voimme käyttää seuraavaa mallia:

Samalla palvelimella käyttäjien määrä Terminal Serverissä (TS) on 3-kertainen verrattuna työasema VDI:n. 

Myöskin levytilan tarve on merkittävästi pienempi TS:ssä kuin työasema VDI:ssä, koska käyttöjärjestelmä on asennettuna vain kerran.

Käyttäjän kannalta

Käyttäjän kannalta ei merkitystä kumpaa hän käyttää, TS:ssä työpöytä saadaan näyttämään Windows 7:lta jos niin halutaan.

Näissä kuvissa on erottamisen vuoksi taustakuvat vaihdettu kuvaamaan alla olevaa käyttöjärjestelmää.

Yhteenveto

Molemmin tekniikoilla on omat hyvät ja huonot puolensa, mutta Terminal Server on edelleen tehokkain tapa toimittaa työpöytä käyttäjälle. Lähes kaikki projekteissa käytämme molempia tekniikoita.

Lisensoinniltaan TS on edullisempi ja yksinkertaisempi kuin työpöytä VDI.

Vuosi 2012 osa 1

Taas on ennustusten aika, tässä vielä muistutuksena viime vuoden ennustukset, 2011 osa 1 ja 2011 osa 2. Ehkä olin aikaani edellä

Sitten tämän vuoden listaan:

Laitteet

- Olisikohan nyt Androidin aika ohittaa myös tabletti puolella suuri ja mahtava Apple. Valmistajia ainakin riittää ja uusi 4 versiokin on ulkona.

- Loppuvuodesta tulee sitten odotettu Microsoft 8 tabletti, joskin markkinat alkavat olemaan Androidin ja Applen hallussa.

-  Puhelin puolella Nokia sitten teki yllätyksen ja siirtyi Windows leiriin. Itse uskon että Nokia tulee 2012 aikana tekemään Samsungit (tai HTC: t) ja tuomaan myös Android puhelimet. WP ei tuo Nokialle mitään lisäarvoa, joka ei menisi samalla myös muille WP puhelinvalmistajille.

Järjestelmät ja ohjelmat

Yrityspuolella Windows XP jatkaa ainakin tämän vuoden, Windows 8 pisti monessa paikassa miettimään kannattaako Windows 7 ehkä jättää väliin. Ja Windows XP:llähän on vielä elinaikaa vuoteen 2014 asti.

Iso yllätys tuli Microsoftin suunnalta, kun OneNote ilmestyi iPadille. Seuraakohan muu Office perhe perässä tänä vuonna? Ja miksi ei seuraisi, onhan Office MS:n kruununjalokivi joka pitää saada kaikille (myös 100 miljoonalle iPadille).

VDI ei vieläkään tehnyt suurta läpimurtoa vuonna 2011, kuten ei tee vuonna 2012:aan. Projekteja tehdään paljon, mutta varsinaiset suuret ympäristöt (>10 000) antavat edelleen odotuttaa. Olemme omissa projekteissa huomanneet, että kun mennään yli 1000 käyttäjän haasteet kasvavat merkittävästi, kuten myös kustannukset.

Seuraavassa osassa sitten pilvistä ja muista.

Sähköpostin kanssa vai ilman?

Taas on herännyt keskustelua sähköpostin tarpeellisuudesta ja hyödyllisyydestä kun Atoksen toimitusjohtaja “kielsi” sähköpostin käytön firman sisällä.

Ennen sähköpostia tiedot ja liitteet lähettiin sisäisellä postilla, ne harmaat / vihreät kuoret. Kanteen kirjoitettiin jakelulista. Kuori sitten kiersi aikansa vastaanottajilla, jokainen voi lukea viestin ja liitteet ja jotkut jopa kommentoivat sitä. Jos oli tarvetta kuori palautui lähettäjälle, joka luki  muutokset, teki korjaukset ja lähetti sen uudelleen kiertoon.

Sähköposti korvasi tämän yrityksissä tämän kuorien lähettelyn. Eli ainoastaan korvasi vanhan järjestelmän uudella ja nopeammalla. Ihmiset tekevät kuten vanhaan kuoriaikaan, lähettävät viestin ja sen mukana liitetiedoston vastaanottajille.

Suurin eri on ajassa, nykyisin sähköpostiin odotetaan nopeaa vastausta. Ehkä ennen tunnit olivat todellakin pidempiä?

Olisiko aika muuttaa työtapoja (tehostaa)?

Mitä jos sinun ei tarvitsekaan lähettää sitä dokumenttia viidelle kommentoijalla ja viettää tuntikaupalla yhdistämällä heidän kommenttejaan alkuperäiseen dokumenttiin.

Mitä jos näkisit onko vastaanottaja “langan” päässä?

Mitä jos kaikki voisivat yhtä aikaa työstää samaa dokumenttia, juuri sillä laitteella joka nyt sattuu käteen? Ei enää omituisia dokumentin ulos/sisään kirjausta.

Tätä kutsutaan yhdessä tekemiseksi, uusi tapa tehdä asioita.

Koska teillä suurimmalla osalla on Gmail tunnus, vilkaiskaa sitä mustaa yläpalkkia. Sieltä löytyy kohta Dokumentit.

Siellä on tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, esitysgrafiikka jne. Kaikki niillä tehdyt dokumentit voit jakaa muille käyttäjille (Jaa nappi). Voit antaa muutos, luku tai kommentointioikeudet dokumenttiin.

Nyt jokainen, jolle olet dokumentin jakanut voi yhtä aikaa muokata sitä ja tulokset näet heti.

Lisätietoja : Google Apps