Estääkö IT-osasto työnteon?

Varsinkin viimeaikoina on monesti tullut esiin, että ns. loppukäyttäjät, joille me loppujen lopuksi tehdään töitä valittavat että kotonakin on paremmat systeemit kuin töissä. Työkoneessa ja ympäristössä on kaikki yritetty sulkea ja estää, mistä usein seuraa ongelmia varsinaisessa työnteossa. Sähköpostilaatikon koko on rajattu muutamiin satoihin megatavuihin, tiedostojen jakaminen eri osastoille saatikka yrityksen ulkopuolelle on tehty lähes mahdottomaksi.  Jos haluaa tehdä töitä kotoa tai asiakkaalta, pitää osata konfiguroida liittymän mukana tullut tai asiakkaan palomuuri, siten että VPN yhteyden saa toimimaan. Työkoneeseen ei voi asentaa mitään työn kannalta hyödyllisiä ohjelmia  (IT-osasto tietää parhaiten minkälaista työtä teen ja mitä ohjelmia tarvitaan).

Pikku hiljaa on minulle tullut mieleen onko IT-osasto jo jollain tavoin työnteon esteenä, vaikka sen tehtävänä olisi enemmänkin mahdollistaa joustava työteko. Onko edelleen ajatusmallina ne valkotakkiset miehet siellä ison koneen äärellä salaisissa puuhissaa.

Koska maailma on Internetin ja erilaisen pilvipalvelujen aikana muuttunut noista vanhoista hyvistä ajoista paljon, osaavat käyttäjät jo itsenäisesti ottaa käyttöön palveluja ja ohjelmistoja ohi yrityksen IT-osaston.

Tässä muutamia esimerkkejä:

Yrityksessä oli sähköpostilaatikon koko rajattu 300 mb, siitä seurasi että päivittäin jouduttiin käyttämään paljon aikaa laatikon siivoamiseen jotta asiakkaiden postit saatiin tulemaan perille. Jonkin aikaa taisteltuaan tämän ongelman kanssa käyttäjät siirtyivät käyttämään Gmailia jossa tilaa oli 7 – 25 gb ja lisää saa luottokortilla. IT-osastolla tästä ei tiedetty mitään, vaan oltiin tyytyväisiä kun valitus postilaatikko tilasta loppui.

Dokumenttien jakaminen asiakkaille oli eräässä paikassa tehty hankalaksi, liitetiedostokoko ylittyi koko ajan. Asiakkailla ja yrityksen työntekijöillä oli usein eri versiota dokumenteista kun ei muistettu / pystytty lähettää viimeisintä versiota. Sitten joku muisti kotikäytöstä DropBoxin, jonka kautta voi jakaa dokumentteja kenelle vaan ja levytilaa taas sai luottokortilla tarpeeksi.

Näitä esimerkkejä varmaan löytyy paljon muitakin.

Mistä tässä sitten on kyse?

Kysymys on siitä, että kuluttaja ohjelmistot ja palvelut tulevat yrityksissä käyttöön halusi IT-osasto sitä tai ei. iPad:t ja muut omat päätelaitteet ovat vain pieni osa IT:n siirtymistä kuluttajille.

IT-osastojen pitääkin jatkossa enemmän miettiä miten mahdollistaa asioita kuin miten estää.  

Työasema pilvessä

PC täytti 30 vuotta pari vuotta sitten. PC:n tekniikka on hämmästyttävän vähän kehittynyt vuosien varrella. Nopeutta on tullut lisää ja USB väylä, mutta oikeastaan kehitys on ollut ollut käyttöjärjestelmä ja sovelluspuolella.

Käyttöjärjestelmästä (Windows, Linux, OSX) on massiivinen, alkuun riitti kun koneen käynnisti lerppuasemalta. Lerppuasemalle mahtui käyttöjärjestelmän lisäksi Lotus 1-2-3 ja Wordstar tai WordPerfect.

Uusin Windows 7 tarvitsee levytilaa jo massiiviset 16 GB ja kuitenkin sen tehtävä on sama kuin alkuperäisen Dos 1.0:n eli tarjota sovelluksille rajapinta ja palveluja.

Näiden käyttöjärjestelmien ongelmana on että ne ovat muuttuneet erittäin monimutkaisiksi ja kalliiksi ylläpitää. Ne tarvitsevat jatkuvalla syötöllä päivityksiä ja korjauksia. Sama juttu myös ohjelmien kanssa. Käyttöjärjestelmän tai ohjelmien asennus vaatii paljon osaamista ja työtä.

Olen mielenkiinnolla seurannut erilaisia ajatuksia tuoda työasemat “pilvestä", useinkin nämä törmäävät lisenssisointi ongelmiin, koska käyttöjärjestelmien ja ohjelmistojen lisensointi on peräisin tuolta PC:n alkuajoilta.

Ajatuksen tähän kirjoitukseen sain katsomalla Googlen IO 2011 avauspuheenvuorot YouTubesta. Siellä Google esitteli heidän Chromebook projektiaan. Chromebook työasemassa selaimesta on tehty käyttöjärjestelmä (Chrome). Se päivittyy automaattisesti, käynnistyy 8 s. Siihen ei tarvita erillisiä tietoturvaohjelmistoja tai kryptausta,tietoturva sisäänrakennettu. Laite synkronoi tiedostot automaattisesti pilveen (Google tai muut). Mukaan tulee selaimella pilvestä käytettävä hallintaohjelmisto, jolla voi hallinnoida käyttäjiä ja heidän sovelluksiaan (oikeutta asentaa ja käyttää).

Suurta osa ohjelmista voi käyttää myös ns. off-line moodissa eli kun et ole verkossa. Jos tarvitaan perinteisiä Windows sovelluksia saadaan ne käyttöön joko Citrix tai VMWare palvelujen kautta.

Erikoisinta tässä ehkä on, että laite ja ohjelmistot toimitetaan kuukausihintaan. Hinnat Yhdysvalloissa yrityksille 28$ /kk ja kouluille 20$ /kk. Hinnat Euroopassa eivät ole vielä selvillä.

Vähän samanlaisia “vuotoja” on tullut myös Microsoftin Windows 8 käyttöjärjestelmästä. Ovat varmaan tarkkaan seuranneet Googlen tekemisiä.

Ilman sähköpostia?

Luin juuri Helena Auramon blogia Onko työpaikkaa ilman sähköpostia? aloin ajatella miksi sähköpostista on tullut monelle “painajainen”.

Jokunen meistä vielä muistaa kun sähköposti tuli taloon. Se oli yleensä Mainframe tuote (MEMO) tai VAX/VMS Mail. Sillä voi lähettää viestejä vain talon sisällä ja sielläkin aika rajatulle henkilömäärälle. Posteja tuli muutama päivässä, jotka ehti hyvin lukea ja vastailla.

Seuraavassa vaiheessa sähköpostia alettiin liittämään X.400 yhteyksillä muihin yrityksiin. Jokaisesta X.400 kautta lähetystä postista piti maksaa, muistaakseni 10 –30 penniä per viesti. Tuo hinta rajoitti kommunikointia aikalailla.

Sitten siirryttiin Internetaikaan ja kas postin määrä alkoi kasvamaan mahdottomiin määriin. Saapuvan postin hallinta alkoi olemaan oikeaa työtä, siihen saattaa kulua aamupäiväkin, loman jälkeen paripäivää.

Voidaanko sitten sähköpostista päästä eroon? Kuten Helena blogissaan kirjoittaa suurin osa postista tulee asiakkailta ja heidän kanssaan voi olla vaikea löytyy muuta kommunikointitapaa.

Muutamia asioita voi kuitenkin tehdä yrityksissä. Aika moni tuntuu käyttävän yrityksen sähköpostia myös henkilökohtaisena sähköpostina, sinne tulee viestit päiväkodista ja harrastuksista.  Voisi olla hyödyllistä opettaa käyttäjille kuinka he voivat ottaa käyttöön ilmaisia postipalveluja (gmail, hotmail, yahoo mail…) jota he voivat käyttää omissa asioissaan.Samalla tulisi tutustettua käyttäjät tulevaan pilvimaailmaa. Vaikka me tällä IT-alalla pidämme itsestään selvänä, että toki kaikki muutkin osaavat avata postitilin ei se “normaaleita” käyttäjiltä onnistukaan.

Yrityksen sisällä voisi pikkuhiljaa ottaa käyttöön pikaviesti tms. palveluja.Niin ja ottaa ainakin viestintäosastolta pois lähetä kaikille mahdollisuus .

Henkilökohtainen pilvi (Personal Cloud)

 

Kun nyt näitä pilvijuttuja on on ulkoista- ja sisäistä, ajattelin sitten lisätä soppaan vielä henkilökohtaisen pilven. Kerron tässä miten itse käytän pilvipalveluja (onko enää mitään muita palveluja, kuin pilvee?) ja miten ja miksi päädyin sinne.

Kaikki lähti tietysti sähköpostista, minulla oli Internetliittymän kautta saatu sähköpostitili 10 mb laatikolla (1997). Siihen sai yhteyden vain ko. liittymästä, joten postit luettiin vain kotona, tämä tietysti rajoitti käyttöä aikalailla. Liitetiedostojen (lähinnä valokuvat) lähettäminen oli tuskaa, koska kerralla sai lähettyä kuvan tai kaksi. Löysin sitten Hotmail palvelun, jota voi käyttää mistä tahansa selaimella, käyttöliittymä oli alkuun aika “karhea”, mutta kyllä sillä toimeen tuli.

Aikaa myöten Hotmailin käyttö muuttui roskapostin takia mahdottomaksi, mutta sitten vuonna 2004 löysin Googlen GMailin. Google Gmail toi mukanaan mahtavan 1 gb postilaatikon.
Googlen Gmail kasvoi sitten 2007 koko “tuoteperheeksi” kun mukaan tuli tekstinkäsittely,taulukkolaskenta ja esitysgrafiikka. Alkuun nuo ohjelmat olivat kovin yksinkertaisia, mutta merkittävä etu niissä oli että ne olivat aina “mukana”. En enää tarvinnut USB-tikkuja yms. että sain omat dokumentit käyttöön. Kaikki oli käytettävissä juuri siltä koneelta ja sieltä mistä halusin.

Valokuvathan ovat niitä tärkeimpiä dokumentteja mitä kodeissa yleensä on. Kokeilin erilaisia tuotteita (kameroiden mukana tulleita), mutta minusta paras (lue: yksinkertaisin) on Google Picasa ohjelmisto. Valokuvat on yleensä tarkoitettu muille näytettäviksi, mutta ne yleensä ovat koneessa kotona (varmistettuna ulkoiselle) levylle/DVD/CD:lle. Picasassa on mahdollisuus synkronoida kuvat verkkoon, jossa ovat myös helposti näytettävissä muille.

Varsinkin nyt kun kotona oleva laitekanta on kasvanut (miniPC, iPad, MacBook, kannettava PC, Android Tablet, iTV...) olen huomannut kuin mainio juttu on että omat dokumentit ja ohjelmat ovat siellä jossain. Dokumentteja ja ohjelmia voi käyttää asentamatta ilman asennuksia kaikissa laitteissa.

Toiveena vielä olisi, että tähän henkilökohtaiseen pilveen saisi tallentavan verkkodigiboxin (ei löydy nykyiseltä operaattorilta) ja videovuokraamon. Verkkolevykin olisi mukava juttu, sinne voisi tallentaa videot. Myöskin monta muuta juttua on mielessä tämäkin pilven osalta.

Hyvin vastaavanlaiset tuotteet löytyy Microsoftilta ja monelta muultakin. Näin käyttäjän kannalta tärkeä asia on, että kaikkiin palveluihin pääsisi mistä laitteesta tahansa yhdellä tunnuksella.

Kun aloitimme ICT-Verstaan 3 vuotta sitten päätimme, että hyödynnämme myös yritysympäristössä samanlaisia ratkaisuja. Vieläkään meillä ei ole ainuttakaan omaan tuotantopalvelinta, kaikki dokumentit ja ohjelmistot on käytössä miltä tahansa laitteelta mistä tahansa. Niin ja tietysti IT-kustannukset (pois lukien kannettavat) vuodessa on alle yhden pienen palvelimen.

BYOPC (Tuo oma kone töihin)

Termihän pitäisi oikeastaan olla Tuo Oma Laite (Bring You Own Device, BYOD), koska suurin osa uusista laitteista ei ole enää perinteisiä työasemia vaan suuntaus on ollut ja tulee olemaan Tablet ja älypuhelin (“älylaite”) suuntaan. Käyttäjät hankkivat itse esim. Apple iPad laitteita, joita he haluasivat myös käyttää töissään.

Osa yrityksistä on jo huomannut, että perinteinen yhden käyttöjärjestelmän (Windows / OSX / Linux) taktiikka tulee muuttumaan usean käyttöjärjestelmän suuntaan. Jatkossa joudutaan / päästään tukemaan hyvin erilaista kirjoa laitteita ja käyttöjärjestelmiä kuin viime vuosikymmenten tietototekniikka ympäristöissä.

Vastarinta tulee tietysti olemaan joissakin tapauksissa suurta, kuten aina uuden teknologian tulemisessa. Muistan itse kuinka Mainframe puolen ihmiset nauroivat kun tuotiin ensimmäisiä PC:tä taloon. Heidän veikkaus oli, että tuo “hullutus” loppuu parissa vuodessa ja palataan taas päiväjärjestykseen. Noita PC:tä voi ainostaan käyttää kotona pelaamiseen tai tekstinkirjoittamiseen, mutta yrityksiin niitä on turha tuoda.

Omien laitteiden käyttö tulee olemaan haasteellista yritysten kannalta. Joudutaan miettimään mitä palveluja ja sisältöä saa laiteissa olla, miten erotetaan käyttäjän data yrityksen datasta. Omien laitteiden hallinnointi tuo myös oman haasteensa, miten toimitaan jos käyttäjä vaihtaa työpaikkaa tai hukkaa laitteen. Yrityksen omistama laite voidaan etätyhjentää, mutta käyttäjän omistaman laitteen etätyhjennys ei olekaan sallittua. Eli täytyy löytää keinot ja mallit miten etätyhjentää vain yrityksen data ja sovellukset laitteesta ja jättää käyttäjän omistama data paikalleen.

Onneksi nyt jo löytyy hallintatuotteita, joilla suurimman osa noista ongelmista voi ratkaista. Joskin kaikki tuotteet, joista löytyy usean (mobiili-) käyttöjärjestelmän tuki ovat uusia eli joudutaan opettelemaan ja asentamaan uusia hallintajärjestelmiä. Aika moni ei tiedä että myös iOS:n (iPhone, iPad) voi asentaa sovelluksia oman hallinnan kautta ei vain App Storesta.

VDI vai Ei-VDI

Kas siinäpä pulma? Viimeiset kaksivuotta on ovat olleet se aika jolloin VDI tulee. Miksi sitten isoja toteutuksia ei ole kuitenkaan kuin muutamia ja suomessa ei yhtään (yli 1000). Olemme nyt törmänneet usealla asiakkaalla siihen, että heille on tehty POC (proof of consept / testiympäristö) ja usein luvatut ominaisuudet eivät toimi tai toimivat osittain. Lisenssit ja laitteet on kyllä myyty, mutta toteutus onkin jäänyt tekemättä, ehkä osaamattomuutta tai kiire (lue myynti) on vienyt asiantuntijat muualle.
Suurimalle osalle asiakkaista on “unohdettu” kertoa, että Microsoft lisenssit pitäisi myös ostaa (VDA tai SA). Tuo Microsoftin osuushan kasvattaa lisenssien hintaa merkittävästi (jopa 100€/vuosi) sopimuksista riippuen. Kannattaa lukea tarkkaan MS VDI lisenssointiohje.

Samoin on liioiteltu kuinka monta VDI-työasemaa palvelin pystyy ajamaan, levykäyttö ja tietoliikenne onkin sitten jätetty asiakkaan vastuulle.

Vaikka VDI:ssä onkin paljon vieläkin paljon haasteita on perustekniikka kuitenkin ihan tuotantokelpoista. Ongelmana tuntuu oleva tuo myy ensin, mieti sitten meno.

Miksi sitten valita tai olla valitsematta VDI:tä?

VDI soveltuu hyvin esim. ympäristöihin, joissa vaaditaan korkeaa käytettävyyttä tai työasemien hallinta on hankalaa (esim. tehdasympäristöt). On helpompi toteuttaa se konesalissa kuin yksittäisillä työasemilla. Samoin tietoturvapuoli saadaan helpommin haltuun kun järjestelmä sijaitsee keskitetyssä paikassa. Myöskin ympäristöt, joissa on paljon käytössä pöytätyöasemia tulevat hyötymään VDI:stä.

Ongelma VDI:ssä on että investoinnit ovat etupainotteisia eli alkuun on hankittava tarvittava laitteet ja ohjelmistot sekä projektit. Hyödyt tulevat vasta viipeellä muutaman vuoden päästä. Tämä etupainotteisuus on suuri haaste usealle asiakkaalle, on vaikeaa perustella hankkeen takaisinmaksu.

Ympäristöt, joissa käytetään paljon kannettavia eivät tule hyötymään VDI:stä merkittävästi. Kannettaville on olemassa / tulossa monia uudenlaisia ratkaisuja hallintaan, jotka tulevat ratkaisemaan mobiilien ympäristöjen ongelmia.

Syitä valita tai olla valitsematta löytyy myöskin muita. Aina ensialkuun kannattaa käyttää aikaa ja selvittää mitä VDI tarkoittaa oikeasti ja soveltuuko se omaan ympäristöön.

Mobiilia

Sattumalta törmäsin tilastoon laajakaistaliittymien määrä Suomessa (Ficom). Siinä tilastosta näkyy selvästi, että kiinteiden laajakaistojen (ADSL) määrä lähti vähenemään jo vuonna 2008. Kehitys on menossa entistä enemmän ja nopeammin mobiililaajakaistojen suuntaan. Uusi 4G lupaa tuoda vielä huomattavasti nopeammat yhteydet. Jos vielä hinnoittelu 4G verkoissa saadaan kohtuulliseksi, kiinteä hinta ilman mb rajoja, voisin itsekin hankita luopumista kaapelimodeemista.
Veikkaisin, että osa yrityksistäkin tulee siirtymään mobiililaajakaistoihin kiinteiden yhteyksien sijaan. Konttorille voi rakentaa 4G / Wlan reitittimellä verkon ja kannettavissa voidaan käyttää sisäänrakennettua 4G korttipaikkaa. Siirtyminen kokonaan mobiiliin ympäristöön vaatii tietysti miettimistä, minne yrityksen palvelimet ja palvelut sijoitetaan. Tuskin kukaan varsinaisesti “rakastaa” ostaa ja ylläpitää omia palvelimia ja järjestelmiä. Samoin yhteyksien järjestäminen yrityksen sisäverkkoon vaatii erilaisia VPN tms. rakennelmia, joiden ylläpito ja käyttö vaatii rahaa ja “tupakkaa”. Mobiliteetin käyttöönotto tulee muuttamaan yritysten IT-ympäristöjä merkittävästi jatkossa. Samoin päätelaitteet tulevat muuttumaan, miksi käyttäjät eivät saisi käyttää niitä laitteita joilla saavat työtehtävänsä parhaiten hoidettua.
Kuluttajapuolelta tutut palvelut ja järjestelmät tulevat myös yrityksiin.