Varsinkin viimeaikoina on monesti tullut esiin, että ns. loppukäyttäjät, joille me loppujen lopuksi tehdään töitä valittavat että kotonakin on paremmat systeemit kuin töissä. Työkoneessa ja ympäristössä on kaikki yritetty sulkea ja estää, mistä usein seuraa ongelmia varsinaisessa työnteossa. Sähköpostilaatikon koko on rajattu muutamiin satoihin megatavuihin, tiedostojen jakaminen eri osastoille saatikka yrityksen ulkopuolelle on tehty lähes mahdottomaksi. Jos haluaa tehdä töitä kotoa tai asiakkaalta, pitää osata konfiguroida liittymän mukana tullut tai asiakkaan palomuuri, siten että VPN yhteyden saa toimimaan. Työkoneeseen ei voi asentaa mitään työn kannalta hyödyllisiä ohjelmia (IT-osasto tietää parhaiten minkälaista työtä teen ja mitä ohjelmia tarvitaan).
Pikku hiljaa on minulle tullut mieleen onko IT-osasto jo jollain tavoin työnteon esteenä, vaikka sen tehtävänä olisi enemmänkin mahdollistaa joustava työteko. Onko edelleen ajatusmallina ne valkotakkiset miehet siellä ison koneen äärellä salaisissa puuhissaa.
Koska maailma on Internetin ja erilaisen pilvipalvelujen aikana muuttunut noista vanhoista hyvistä ajoista paljon, osaavat käyttäjät jo itsenäisesti ottaa käyttöön palveluja ja ohjelmistoja ohi yrityksen IT-osaston.
Tässä muutamia esimerkkejä:
Yrityksessä oli sähköpostilaatikon koko rajattu 300 mb, siitä seurasi että päivittäin jouduttiin käyttämään paljon aikaa laatikon siivoamiseen jotta asiakkaiden postit saatiin tulemaan perille. Jonkin aikaa taisteltuaan tämän ongelman kanssa käyttäjät siirtyivät käyttämään Gmailia jossa tilaa oli 7 – 25 gb ja lisää saa luottokortilla. IT-osastolla tästä ei tiedetty mitään, vaan oltiin tyytyväisiä kun valitus postilaatikko tilasta loppui.
Dokumenttien jakaminen asiakkaille oli eräässä paikassa tehty hankalaksi, liitetiedostokoko ylittyi koko ajan. Asiakkailla ja yrityksen työntekijöillä oli usein eri versiota dokumenteista kun ei muistettu / pystytty lähettää viimeisintä versiota. Sitten joku muisti kotikäytöstä DropBoxin, jonka kautta voi jakaa dokumentteja kenelle vaan ja levytilaa taas sai luottokortilla tarpeeksi.
Näitä esimerkkejä varmaan löytyy paljon muitakin.
Mistä tässä sitten on kyse?
Kysymys on siitä, että kuluttaja ohjelmistot ja palvelut tulevat yrityksissä käyttöön halusi IT-osasto sitä tai ei. iPad:t ja muut omat päätelaitteet ovat vain pieni osa IT:n siirtymistä kuluttajille.
IT-osastojen pitääkin jatkossa enemmän miettiä miten mahdollistaa asioita kuin miten estää.
