Ilman sähköpostia?

Luin juuri Helena Auramon blogia Onko työpaikkaa ilman sähköpostia? aloin ajatella miksi sähköpostista on tullut monelle “painajainen”.

Jokunen meistä vielä muistaa kun sähköposti tuli taloon. Se oli yleensä Mainframe tuote (MEMO) tai VAX/VMS Mail. Sillä voi lähettää viestejä vain talon sisällä ja sielläkin aika rajatulle henkilömäärälle. Posteja tuli muutama päivässä, jotka ehti hyvin lukea ja vastailla.

Seuraavassa vaiheessa sähköpostia alettiin liittämään X.400 yhteyksillä muihin yrityksiin. Jokaisesta X.400 kautta lähetystä postista piti maksaa, muistaakseni 10 –30 penniä per viesti. Tuo hinta rajoitti kommunikointia aikalailla.

Sitten siirryttiin Internetaikaan ja kas postin määrä alkoi kasvamaan mahdottomiin määriin. Saapuvan postin hallinta alkoi olemaan oikeaa työtä, siihen saattaa kulua aamupäiväkin, loman jälkeen paripäivää.

Voidaanko sitten sähköpostista päästä eroon? Kuten Helena blogissaan kirjoittaa suurin osa postista tulee asiakkailta ja heidän kanssaan voi olla vaikea löytyy muuta kommunikointitapaa.

Muutamia asioita voi kuitenkin tehdä yrityksissä. Aika moni tuntuu käyttävän yrityksen sähköpostia myös henkilökohtaisena sähköpostina, sinne tulee viestit päiväkodista ja harrastuksista.  Voisi olla hyödyllistä opettaa käyttäjille kuinka he voivat ottaa käyttöön ilmaisia postipalveluja (gmail, hotmail, yahoo mail…) jota he voivat käyttää omissa asioissaan.Samalla tulisi tutustettua käyttäjät tulevaan pilvimaailmaa. Vaikka me tällä IT-alalla pidämme itsestään selvänä, että toki kaikki muutkin osaavat avata postitilin ei se “normaaleita” käyttäjiltä onnistukaan.

Yrityksen sisällä voisi pikkuhiljaa ottaa käyttöön pikaviesti tms. palveluja.Niin ja ottaa ainakin viestintäosastolta pois lähetä kaikille mahdollisuus .

Henkilökohtainen pilvi (Personal Cloud)

 

Kun nyt näitä pilvijuttuja on on ulkoista- ja sisäistä, ajattelin sitten lisätä soppaan vielä henkilökohtaisen pilven. Kerron tässä miten itse käytän pilvipalveluja (onko enää mitään muita palveluja, kuin pilvee?) ja miten ja miksi päädyin sinne.

Kaikki lähti tietysti sähköpostista, minulla oli Internetliittymän kautta saatu sähköpostitili 10 mb laatikolla (1997). Siihen sai yhteyden vain ko. liittymästä, joten postit luettiin vain kotona, tämä tietysti rajoitti käyttöä aikalailla. Liitetiedostojen (lähinnä valokuvat) lähettäminen oli tuskaa, koska kerralla sai lähettyä kuvan tai kaksi. Löysin sitten Hotmail palvelun, jota voi käyttää mistä tahansa selaimella, käyttöliittymä oli alkuun aika “karhea”, mutta kyllä sillä toimeen tuli.

Aikaa myöten Hotmailin käyttö muuttui roskapostin takia mahdottomaksi, mutta sitten vuonna 2004 löysin Googlen GMailin. Google Gmail toi mukanaan mahtavan 1 gb postilaatikon.
Googlen Gmail kasvoi sitten 2007 koko “tuoteperheeksi” kun mukaan tuli tekstinkäsittely,taulukkolaskenta ja esitysgrafiikka. Alkuun nuo ohjelmat olivat kovin yksinkertaisia, mutta merkittävä etu niissä oli että ne olivat aina “mukana”. En enää tarvinnut USB-tikkuja yms. että sain omat dokumentit käyttöön. Kaikki oli käytettävissä juuri siltä koneelta ja sieltä mistä halusin.

Valokuvathan ovat niitä tärkeimpiä dokumentteja mitä kodeissa yleensä on. Kokeilin erilaisia tuotteita (kameroiden mukana tulleita), mutta minusta paras (lue: yksinkertaisin) on Google Picasa ohjelmisto. Valokuvat on yleensä tarkoitettu muille näytettäviksi, mutta ne yleensä ovat koneessa kotona (varmistettuna ulkoiselle) levylle/DVD/CD:lle. Picasassa on mahdollisuus synkronoida kuvat verkkoon, jossa ovat myös helposti näytettävissä muille.

Varsinkin nyt kun kotona oleva laitekanta on kasvanut (miniPC, iPad, MacBook, kannettava PC, Android Tablet, iTV...) olen huomannut kuin mainio juttu on että omat dokumentit ja ohjelmat ovat siellä jossain. Dokumentteja ja ohjelmia voi käyttää asentamatta ilman asennuksia kaikissa laitteissa.

Toiveena vielä olisi, että tähän henkilökohtaiseen pilveen saisi tallentavan verkkodigiboxin (ei löydy nykyiseltä operaattorilta) ja videovuokraamon. Verkkolevykin olisi mukava juttu, sinne voisi tallentaa videot. Myöskin monta muuta juttua on mielessä tämäkin pilven osalta.

Hyvin vastaavanlaiset tuotteet löytyy Microsoftilta ja monelta muultakin. Näin käyttäjän kannalta tärkeä asia on, että kaikkiin palveluihin pääsisi mistä laitteesta tahansa yhdellä tunnuksella.

Kun aloitimme ICT-Verstaan 3 vuotta sitten päätimme, että hyödynnämme myös yritysympäristössä samanlaisia ratkaisuja. Vieläkään meillä ei ole ainuttakaan omaan tuotantopalvelinta, kaikki dokumentit ja ohjelmistot on käytössä miltä tahansa laitteelta mistä tahansa. Niin ja tietysti IT-kustannukset (pois lukien kannettavat) vuodessa on alle yhden pienen palvelimen.

BYOPC (Tuo oma kone töihin)

Termihän pitäisi oikeastaan olla Tuo Oma Laite (Bring You Own Device, BYOD), koska suurin osa uusista laitteista ei ole enää perinteisiä työasemia vaan suuntaus on ollut ja tulee olemaan Tablet ja älypuhelin (“älylaite”) suuntaan. Käyttäjät hankkivat itse esim. Apple iPad laitteita, joita he haluasivat myös käyttää töissään.

Osa yrityksistä on jo huomannut, että perinteinen yhden käyttöjärjestelmän (Windows / OSX / Linux) taktiikka tulee muuttumaan usean käyttöjärjestelmän suuntaan. Jatkossa joudutaan / päästään tukemaan hyvin erilaista kirjoa laitteita ja käyttöjärjestelmiä kuin viime vuosikymmenten tietototekniikka ympäristöissä.

Vastarinta tulee tietysti olemaan joissakin tapauksissa suurta, kuten aina uuden teknologian tulemisessa. Muistan itse kuinka Mainframe puolen ihmiset nauroivat kun tuotiin ensimmäisiä PC:tä taloon. Heidän veikkaus oli, että tuo “hullutus” loppuu parissa vuodessa ja palataan taas päiväjärjestykseen. Noita PC:tä voi ainostaan käyttää kotona pelaamiseen tai tekstinkirjoittamiseen, mutta yrityksiin niitä on turha tuoda.

Omien laitteiden käyttö tulee olemaan haasteellista yritysten kannalta. Joudutaan miettimään mitä palveluja ja sisältöä saa laiteissa olla, miten erotetaan käyttäjän data yrityksen datasta. Omien laitteiden hallinnointi tuo myös oman haasteensa, miten toimitaan jos käyttäjä vaihtaa työpaikkaa tai hukkaa laitteen. Yrityksen omistama laite voidaan etätyhjentää, mutta käyttäjän omistaman laitteen etätyhjennys ei olekaan sallittua. Eli täytyy löytää keinot ja mallit miten etätyhjentää vain yrityksen data ja sovellukset laitteesta ja jättää käyttäjän omistama data paikalleen.

Onneksi nyt jo löytyy hallintatuotteita, joilla suurimman osa noista ongelmista voi ratkaista. Joskin kaikki tuotteet, joista löytyy usean (mobiili-) käyttöjärjestelmän tuki ovat uusia eli joudutaan opettelemaan ja asentamaan uusia hallintajärjestelmiä. Aika moni ei tiedä että myös iOS:n (iPhone, iPad) voi asentaa sovelluksia oman hallinnan kautta ei vain App Storesta.